Legea contabilității a fost modificată astfel încât termenele de arhivare pentru registrele contabile și documentele justificative să fie înjumătățite. Practic, toate aceste acte vor trebui păstrate timp de cinci ani, față de 10 ani, cât era termenul anterior.

Reducerea termenelor de arhivare s-a făcut prin Legea nr. 36/2023, actul normativ stabilind că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de cinci ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Regula vizează și entitățile care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor, și acestea având obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de cinci ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Scopul noului actul normativ a fost, printre altele, armonizarea prevederilor legate de perioada de păstrare și arhivare a documentelor și registrelor pe care operatorii economici le pun la dispoziția organelor de control fiscal cu cele de efectuare a inspecțiilor fiscale. În plus, noile reguli uniformează și perioadele de arhivare și stabilește practice o perioadă unică de arhivare de 5 ani, în condițiile în care anterior, legislația contabilă prevedea trei tipuri diferite de perioade de arhivare (5, 10 sau 50 de ani), aplicabile în funcție de actul contabil de referință.

De asemenea, noua lege este importantă și pentru societățile care utilizează case de marcat, pentru că ea a modificat și OUG 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale și stabilește și pentru aceste firme aceeași perioadă de păstrare a memoriei fiscale și a rapoartelor caselor de marcat.

Astfel, potrivit legii, „memoria fiscală este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie să permită obligatoriu acumulări progresive ale datelor, fără ca acestea să poată fi modificate sau șterse, precum și conservarea în timp a acestora pe o perioadă de 5 ani”.

Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale, la umplerea memoriei fiscale, atunci când aceasta trebuie înlocuită ca urmare a defectării, ori când nu mai poate fi folosită de către utilizatori din diverse motive, precum și în cazul în care aceștia își încetează activitatea, sunt obligați să asigure păstrarea și arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioadă de cinci ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Mai mult, legea preciează că registrul special prevăzut la art. 1 alin. (8) din OUG 28/1999 şi raportul fiscal de închidere zilnică – două documente avute în vedere de către organele fiscale cu ocazia verificării veniturilor care stau la baza determinării impozitelor şi taxelor datorate bugetului de stat – trebuie și ele arhivate şi păstrate pe o perioadă de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost emise.

Noul act normativ mai precizează că obligaţia privind arhivarea şi păstrarea raportului fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de cinci ani nu se aplică operatorilor economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale care nu inglobează constructiv dispozitivul de imprimare.

Înainte de apariția noii reglementări din Legea nr. 36/2023, termenul de păstrare a acestui registru special era de 10 ani, iar acesta nu se calcula începând cu data de 1 iulie a anului următor.

Merită precizat că Ministerul de Finanțe a lansat între timp în dezbatere publică și un proiect de ordin pentru modificarea reglementărilor contabile, prin care să implementeze și la nivelul acestora noul termen unic de arhivare, de cinci ani, care se va aplica tuturor registrelor contabile și actelor justificative pentru înregistrarea în contabilitate a operațiunilor și tranzacțiilor. Proiectul de ordin mai trebuie doar publicat în Monitorul Oficial pentru a intra în vigoare.

Aricol apărut în BusinessMark