Ministerul de Finanțe a actualizat cadrul legislativ care reglementează modul de utilizare a documentelor financiar-contabile. Deși noile prevederi implementează în legislația specifică noul termen de arhivare de cinci ani, aplicabil aproape tuturor registrelor contabile obligatorii și documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, noile norme mai prevăd și o excepție, stabilind o serie de documente pentru care noul termen unic de arhivare nu se aplică.

Vorbim despre Ordinul MFP nr. 1447/2023, aplicabil de la finalul lunii mai, prin care autoritățile au uniformizat și la nivelul legislației secundare durata de păstrare a documentelor contabile, preluând noul termen unic de arhivare de cinci ani.

Vă reamintim că acest termen unic a fost reglementat prin Legea nr. 36/2023, care a modificat Legea contabilității, actul normativ stabilind că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de cinci ani, inclusiv statele de salarii.

Deși noul ordin al Ministerului de Finanțe actualizează durata de păstrare a documentelor contabile, el mai conține și o excepție de la această regulă.
Astfel, actul normativ precizează că prevederea nu se aplică și documentelor financiar-contabile care justifică proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani.
Documentele de acest tip trebuie arhivate obligatoriu în continuare pe toată durata de viață utilă a respectivelor bunuri. Practic, aici poate fi vorba despre facturi, avize de însoțire a mărfii, documente vamale sau orice alte documente justificative care atestă proveniența acelor bunuri.
Ordinul Ministerului de Finanțe mai clarifică încă un aspect important, nereglementat foarte precis până acum ce ține de procedura de reconstituire a documentelor financiar-contabile.

Noile norme prevăd că reconstituirea este obligatorie numai pentru actele pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de arhivare de cinci ani.
Înainte de apariția acestei precizări exprese, legislația documentelor justificative era destul de vagă și nu menționa o durată punctuală pentru documentele pierdute, sustrase sau distruse care ar fi trebuit reconstituite, astfel că firmele se aflau în situația de a trebui să refacă documente mai vechi, chiar și pentru cazul în care pentru respectivele documente expirase perioada de arhivare.

Noua precizare este binevenită pentru că permite companiilor să nu mai refacă documentele contabile atunci când ele nu mai sunt în perioada obligatorie de păstrare de cinci ani, mai ales în condițiile în care procedura de reconstituire este una anevoioasă și birocratică, iar nerefacerea la timp a documentelor constituite contravenție care poate fi amendată cu până la 4.000 de lei.

Conform normelor contabile în vigoare, orice document pierdut, sustras sau distrus trebuie reconstituit în 30 de zile de la constatarea dispariției sale, iar procedura presupune întocmirea de procese-verbale care să constate lipsa documentelor, iar dacă lipsa este datorată unei infracțiuni, e necesară inclusiv anunțarea organelor de urmărire penală.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz, care trebuie să conțină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea și reconstituirea documentelor dispărute, și anume:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția acestora;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
• dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor;
• o copie a documentelor reconstituite.

În luna martie, Cristina Săulescu, Partener, Cabot Transfer Pricing, scria un articol pe tema termenelor de arhivare reduse pentru documentele contabile, în care vorbea despre modificările aduse la Legea contabilității.

Articol publicat în Business-Mark.ro