Comercianții din domeniul cash & carry trebuie să se conformeze unei noi reglementări care introduce în circuitul birocratic un document financiar-contabil specific pentru acest tip de comerț. Noul document, denumit avizul special de însoțire a mărfii este obligatoriu pentru toți comercianții care desfășoară activități în regimul cash & carry, având funcții multiple esențiale pentru gestionarea transportului și a tranzacțiilor efectuate în numerar. Acest aviz este tipizat și se întocmește în momentul livrării mărfurilor din magazinele cash & carry, acoperind nu doar transportul acestora, ci și alte procese specifice contabilității.

Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 4.058/2024, publicat în Monitorul Oficial nr. 754, aduce în prim-plan un aviz special de însoțire a mărfii, marcând o premieră în circuitul birocratic al sectorului. Noul tipizat este codificat CASH AND CARRY 14-3-6aA și este necesar mai ales în contextul e-Transport, în situațiile în care unitățile de tip cash & carry trebuie să declare transporturile cu risc fiscal în sistemul național de monitorizare și să obțină coduri UIT.

Funcțiile și rolul noului aviz

Avizul special are mai multe roluri: în primul rând, este documentul oficial care însoțește mărfurile pe parcursul transportului. În al doilea rând, stă la baza întocmirii facturilor și servește ca document de primire și descărcare din gestiunea entității care îl emite. Această funcționalitate nu este o noutate în sine, fiind caracteristică tuturor avizelor de însoțire a mărfii. Însă ceea ce îl diferențiază de alte documente similare este utilizarea sa specifică pentru înregistrarea încasărilor și plăților efectuate în numerar.

Astfel, în cazul comercianților cash & carry, avizul va îndeplini și rolul de chitanță, documentând tranzacțiile în numerar și fiind folosit pentru actualizarea registrului de casă și a contabilității. Această dublă funcționalitate îl face un instrument crucial pentru companiile care desfășoară activități în acest sector, asigurând atât o evidență clară a fluxului de marfă, cât și a fluxului financiar.

Termenul de emitere și obligațiile suplimentare

Un aspect important de care trebuie să țină cont companiile cash & carry este termenul limită pentru emiterea avizului. Ordinul emis de Ministerul de Finanțe specifică clar că avizul trebuie întocmit cel târziu până la data transmiterii facturii în sistemul național de facturare electronică RO e-Factura. Astfel, documentul trebuie să fie pregătit și corect întocmit înainte de transmiterea facturii, asigurând o continuitate și o sincronizare între livrarea mărfurilor și procesul de facturare.

Această obligație impune o gestionare atentă a fluxului de documente și o colaborare strânsă între departamentele de logistică și contabilitate ale companiilor. Orice întârziere sau neconcordanță poate afecta nu doar conformarea la reglementările fiscale, ci și eficiența operațională a companiei.

Implicațiile pentru contabilitate și gestiune

Noul aviz nu este doar un document de însoțire a mărfii, ci și un instrument de înregistrare a tranzacțiilor financiare. Comercianții trebuie să se asigure că documentul este utilizat corect și înregistrat atât în gestiune, cât și în contabilitate, astfel încât să fie reflectate corect toate tranzacțiile în numerar. Acest aspect este deosebit de important, având în vedere că multe tranzacții în regimul cash & carry implică plăți directe la livrarea mărfurilor.

De asemenea, companiile trebuie să ajusteze procedurile interne pentru a reflecta noile cerințe de utilizare ale avizului. Acestea ar trebui să includă emiterea documentului în conformitate cu reglementările obligatorii și păstrarea unei evidențe detaliate a tuturor tranzacțiilor efectuate prin intermediul acestuia.

Noul aviz special de însoțire a mărfii reprezintă o inovație birocratică necesară pentru comercianții cash & carry, mai ales în contextul RO e-Transport, asigurând atât trasabilitatea mărfurilor, cât și o evidență financiară clară și completă. Cu funcționalități multiple, de la document de transport până la chitanță pentru plăți în numerar, acest aviz devine un element central al activităților de zi cu zi ale companiilor din sector. În același timp, companiile trebuie să fie atente la respectarea termenelor și procedurilor de emitere, pentru a evita sancțiunile și pentru a menține un flux eficient al operațiunilor financiare și logistice.