INFORMAȚII ESENȚIALE DESPRE APLICAREA e-Factura: Ce trebuie să știe orice companie despre obligativitate, mod de utilizare și sancțiuni27 iulie 2022
Facturarea electronică a devenit obligatorie de la 1 iulie pentru o mare parte dintre companiile românești, iar implementarea acestui sistem presupune un efort considerabil din partea contribuabililor. Înțelegerea corectă a obligației de raportare a facturilor prin e-Factura este esențială pentru succesul întregului proces de adaptare la noile rigori de declarare.
Consultanții noștri au sintetizat mai jos principalele informații pe care trebuie să le cunoască companiile despre noul sistem național de facturare electronică, devenit obligatoriu începând din luna iulie.
Ce este e-Factura și cui se aplică
RO e-Factura este sistemul informatic național, gestionat de ANAF și Ministerul Finanțelor, care permite emiterea, transmiterea și descărcarea facturilor în format electronic. Scopul acestui sistem este digitalizarea și creșterea gradului de conectare dintre contribuabili și autoritățile fiscale, principalul obiectiv fiind acela de a combate frauda și evaziunea fiscală.
Obligația de facturare electronică prin intermediul e-Factura vizează toți operatorii economici stabiliți în România, în această definiție încadrându-se:
Persoanele impozabile cu sediul activității economice în România;
Sediul fix din România a unor persoane impozabile străine, când de la acest sediu se efectuează livrări de bunuri sau prestări de servicii.
Obligativitatea pentru relațiile B2B
La relațiile comerciale de tip business-to-business, utilizarea e-Factura este obligatorie de la 1 iulie doar pentru o parte dintre tranzacții, fiind vizate doar acel tranzacții cu bunuri considerate cu risc fiscal.
Ordinul ANAF nr. 12/2022 este cel care stabilește lista produselor cu risc fiscal ridicat, pentru care facturarea electronică a devenit obligatorie din iulie. Astfel, bunurile vizate de raportări în relații economice B2B sunt: legume și fructe (codurile NC de la 0701 la 0714 și codurile de la 0801 la 0814); băuturi alcoolice (codurile NC de la 2203 la 2208); construcțiile noi (livrarea de construcții sau de părți de construcții și a terenurilor pe care sunt construite, conform definiției din Codul fiscal, articolul 292, alineatul 2, litera f); produsele minerale (codurile NC 2505, 2515, 2516, 2517), îmbrăcăminte și încălțăminte (codurile NC 6401 – 6405, 6101 – 6117, 6201 – 6212 și 6214 – 6217).
Obligativitatea pentru relațiile B2G
În privința relațiilor business-to-government, obligația de a folosi e-Factura este mai extinsă, operatorii economici care se află într-o relație B2G fiind obligați să emită facturi electronice pentru toate tipurile de tranzacții, indiferent dacă este vorba despre bunuri sau despre servicii.
O relație de activitate de tipul B2G este considerată relația prin care un operator economic are calitate de contractant sau subcontractant către o entitate publică, așa cum sunt definiți termenii în OUG nr. 120/2021 (cadrul legal general pentru implementarea e-Factura). Conform acestui act normativ, definițiile sunt:
• relația dintre un operator economic și autorități contractante, respectiv entități contractante – B2G – tranzacția dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor în temeiul Legii nr. 98/2016, Legii nr. 99/2016, Legii nr. 100/2016, și al OUG nr. 114/2011, și autorități contractante sau entități contractante care primesc și prelucrează facturi electronice.
• subcontractant/subantreprenor – operatorul economic definit la art. 3 alin. (1) lit. yy) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, art. 3 alin. (1) lit. zz) din Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale, respectiv art. 5 alin. (1) lit. gg) din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări și concesiunile de servicii, care și-a exprimat opțiunea de a fi plătit direct în condițiile art. 218 din Legea nr. 98/2016, respectiv ale art. 232 din Legea nr. 99/2016, și ale art. 97 din Legea nr. 100/2016.
Cum funcționează, pe scurt, sistemul e-Factura
Prin sistemul e-Factura, factura electronică este transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată. Sistemul e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual, unde accesul se face pe baza de certificat calificat pentru semnătură electronică.
Facturile se încarcă în sistem sub forma unui fișier .xml, sunt validate din punct de vedere al sintaxei de serverul ANAF și, dacă, toate condițiile de formă sunt respectate, sistemul trimite în SPV un mesaj de emitere a facturii atât către destinatar, cât și către beneficiar. Ministerul Finanțelor aplică sigiliul pe fișierul .xml și acesta poate fi descărcat.
Fișierele de tip .xml pot fi generate fie printr-o aplicație gratuită, pusă la dispoziție de Ministerul de Finanțe, fie prin aplicații proprii dezvoltate intern de companii sau de dezvoltatorii softurilor de facturare.
Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, iar exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul .xml, însoțit de sigiliul electronic al MF.
Facturile sunt păstrate în SPV timp de 60 de zile, apoi sunt arhivate și disponibile la cerere.
Sancțiuni
Cadrul legal aferent e-Factura nu prevede sancțiuni explicite pentru contribuabilii care nu folosesc sistemul național de facturare, deși au această obligație. Totuși, nu este exclus să apară riscul ca, în anumite situații, să se nege dreptul contribuabilului la deducerea TVA în lipsa facturii considerate “originale” (cea electronică, peste care s-a aplicat sigiliul electronic al Ministerului de Finanțe).
Articol apărut în Bursa.ro